Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz über das Webmail-Interface (Roundcube) ein?
Um über das Managed Center eine Abwesenheitsnotiz im Webmail-Interface (Roundcube) einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Benutzerdaten unter app.maxcluster.de/login ein.
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie automatisch in Ihre Cluster-Übersicht.
2. Öffnen Sie das Managed Center Ihres Clusters. Sie werden dann in die Dashboard-Ansicht weitergeleitet.
3. Klicken Sie in dem linken Navigationsmenü auf E-Mail (Punkt 1) und wählen Sie danach Webmail-Oberfläche (Punkt 2) aus.
4. Geben Sie in dem sich neu öffnenden Fenster Ihre Zugangsdaten ein (Punkt 1).
- Benutzername: Die E-Mail-Adresse Ihres Postfaches, für das Sie die Abwesenheitsnotiz einrichten wollen.
- Passwort: das zugehörige Passwort zum Postfach.
5. Bestätigen Sie mit Anmelden (Punkt 2).
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in Ihr Postfach.
6. Klicken Sie rechts oben in der schwarzen Leiste auf das Zahnrad bzw. auf Einstellungen.
7. Wählen Sie in der Spalte Einstellungen den Eintrag Filter aus (Punkt 1).
Hinweis:
- Die Filtersätze sind in Gruppen organisiert. Es kann immer nur eine Filtergruppe aktiv sein, in jeder Gruppe können aber beliebig viele Filter existieren und auch gleichzeitig aktiv sein. Die Filtergruppe “roundcube” wird standardmäßig erstellt und kann für Ihre Filter verwendet werden (Punkt 2).
- In der dritten Spalte sehen Sie keine Einträge. Falls Sie in Ihrem Postfach schon einen Filter angelegt haben, wird dieser hier angezeigt (Punkt 3). Inaktive Filter sind hellgrau hinterlegt und werden als durchgestrichen angezeigt.
8. Um die Abwesenheitsnotiz zu erstellen, legen Sie bitte einen neuen Filter an. Dazu klicken Sie unten in der Spalte Filter auf das Plus-Symbol.
Hinweis: Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz ist nur für ein Postfach möglich, Weiterleitungen werden nicht unterstützt.
Die Filterdefinition, die rechts in dem weißen Bereich erscheint, besteht aus drei Kategorien:
- Filtername (Punkt 1)
- Für eingehende Nachrichten (Punkt 2)
- …führe folgende Aktionen aus (Punkt 3)
9. Filtername: Hier vergeben Sie dem Filter einen Namen, zum Beispiel “Abwesenheitsnotiz”.
10. Für eingehende Nachrichten: An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die Abwesenheitsnotiz für eine Bedingung, z. B. ein Start- und Enddatum, zu formulieren oder sofort auf alle eingehenden Nachrichten anzuwenden.
10.1 Abwesenheitsnotiz für eine Bedingung
Wenn Sie einen Zeitraum für Ihre Abwesenheitsnotiz festlegen möchten, wählen Sie folgende Einstellungen:
- Wählen Sie entweder “trifft auf alle folgenden Regeln zu” oder “trifft auf eine der folgenden Regeln zu” aus (Punkt 1).
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine weitere Regel hinzuzufügen und damit ein Start- und ein Enddatum festzulegen (Punkt 2).
- Legen Sie den Zeitraum für das Versenden der Abwesenheitsnotiz fest, indem Sie aus dem Dropdown-Menü pro Zeile jeweils folgende Regeln auswählen:
In der ersten Zeile legen Sie das Startdatum fest:
-
-
- Aktuelles Datum
- Datum (yyyy-mm-dd)
- Wert ist gleich oder größer als
- Geben Sie das Startdatum in der Schreibweise yyyy-mm-dd ein.
-
In der zweiten Zeile legen Sie das Enddatum fest:
-
-
- Aktuelles Datum
- Datum (yyyy-mm-dd)
- Wert ist gleich oder kleiner als
- Geben Sie das Enddatum in der Schreibweise yyyy-mm-dd ein.
-
10.2 Alle eingehenden Nachrichten
Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz sofort auf alle eingehenden Nachrichten anwenden wollen, wählen Sie alle Nachrichten aus und befolgen Sie die Anleitung ab Schritt 10 weiter.
11. Geben Sie in der dritten Kategorie “ ...führe folgende Aktionen aus” folgende Einstellungen ein:
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü “Mit Nachricht antworten' (Punkt 1).
- Tragen Sie in die nächsten Felder Folgendes ein (Punkt 2):
-
-
- Nachrichteninhalt: Fügen Sie die Abwesenheitsnachricht, die automatisch an den E-Mail-Absender verschickt werden soll, hinzu.
- Nachrichtenbetreff: Geben Sie den Betreff der E-Mail ein, zum Beispiel: “Abwesenheitsnotiz”.
- Antwort E-Mail-Adresse: Tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Postfaches ein, mit der die Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll.
Wenn Sie keine Adresse eingeben, wird der sogenannte 'leere Absender' verwendet. Es besteht die Möglichkeit, dass eine Abwesenheitsnotiz mit leerem Absender den Empfänger nicht erreicht. - Meine E-Mail-Adressen: Sie können weitere E-Mail-Adressen angeben, welche gegebenenfalls als Weiterleitung auf dieses Postfach zeigen, wenn auf diese Nachricht ebenfalls eine Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll.
-
Hinweis: Bitte tragen Sie hier nur Adressen ein, bei denen
a) Sie der alleinige Empfänger der Weiterleitung sind und
b) Sie sicher sind, dass E-Mails an diese Adressen auch wirklich eine Abwesenheitsnotiz benötigen. Statt eine Abwesenheitsnotiz z. B. auch für domain@beispieldomain.de zu aktivieren, empfehlen wir Ihnen, eine Urlaubsvertretung als zweiten Empfänger für eine solche Weiterleitung hinzuzufügen.- Wie oft sollen Nachrichten gesendet werden (in Tagen): Geben Sie ein, nach wie vielen Tagen frühestens eine zweite Abwesenheitsnotiz an den selben Absender übermittelt werden soll, wenn dieser Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine weitere E-Mail sendet. Diese Einstellung ist hilfreich, damit Absender, die Ihnen regelmäßig E-Mails senden, nicht zu viele Abwesenheitsnotizen bekommen.
-
12. Setzen Sie den Haken bei Filter deaktiviert, um den Filter zunächst im deaktivierten Zustand hinzuzufügen.
Hinweis: Sie haben damit die Möglichkeit, die Abwesenheitsnotiz zu prüfen, bevor Sie sie speichern, genauer gesagt aktivieren. Sobald Sie den Filter speichern, wird er unverzüglich auf alle neu ankommenden E-Mails angewendet.
Wenn Sie den Filter testen, bedenken Sie bitte die Einstellung “Wie oft sollen Nachrichten gesendet werden (in Tagen)”. Mehrere aufeinander folgende Tests sind nur möglich, wenn Sie diese Einstellung auf “0” setzen. Bitte denken Sie daran, die Einstellung wieder auf den gewünschten Wert zurückzusetzen, bevor Sie die Abwesenheitsnotiz tatsächlich nutzen.
13. Klicken Sie auf Speichern, um den Filter in die Liste zu übernehmen.
Hinweis: Beachten Sie, dass der Filter in deaktivierter Form eingetragen wird. Diesen erkennt man daran, dass er durchgestrichen und grau hinterlegt in der Spalte “Filter” aufgelistet ist.
Nachdem Sie Ihre Abwesenheitsnotiz geprüft haben, können Sie diese aktivieren.
14. Klicken Sie auf das Zahnrad (Punkt 1) und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Aktivieren/Deaktivieren aus, um den Filter zu aktivieren (Punkt 2).
Sobald Sie den Filter aktiviert haben, wird dieser in der Liste wieder freigegeben und ist aktiv.
Bei Fragen steht Ihnen unser Support telefonisch unter 05251/414130 oder per E-Mail an support@maxcluster.de zur Verfügung.